DISKUSI PANEL: BIROKRASI KAMPUS

 

DISKUSI PANEL

“Birokrasi Kampus”

(Transformasi Birokrasi Kampus: Antara Realitas dan Harapan Mahasiswa)

 

Diskusi panel ini berjudul “Transformasi Birokrasi Kampus: Antara Realitas dan Harapan Mahasiswa” merupakan program kedua dari Divisi Diskusi Campus Concern FEB USU semester B tahun 2023. Adapun sasaran kualitas dari program ini yaitu peserta diskusi (AKK) mengetahui kondisi birokrasi kampus, peserta diskusi termotivasi untuk menyiapkan diri menghadapi transformasi birokrasi kampus, peserta diskusi termotivasi untuk mengemukakan pendapat.

 

Diskusi Panel dilakukan pada hari Sabtu, 11 November 2023 pukul 09.00 WIB berlokasi di Jl. Marakas No.5. Moderator diskusi adalah Steven Nababan  (Akuntansi FEB USU 2020). Pembicara Diskusi Panel ini terdiri dari 3 narasumber yaitu Jansen Vernando Sihotang (Ketua KPU FEB USU), Timothy Atmanegara Mea (Demisioner HMD EP FEB USU), dan Johan Dermawan Silaban (Demisioner CC FEB USU). Diskusi Panel ini diawali dengan ibadah singkat dengan lagu dan doa pembuka serta pengenalan Campus Concern secara singkat yang dibawakan oleh moderator.

 

Selanjutnya moderator mempersilakan narasumber pertama untuk memaparkan birokrasi kampus. Menurut Jansen Vernando Sihotang, birokrasi adalalah sistem yang didalamnya terdiri dari rantai komando yang struskturnya piramid. Jadi, birokrasi bertujuan untuk mengatur administratif, sosial, prosedur, spesialisasi tugas serta penilaiannya seperti apa. Birokrasi kampus terdiri berdasarkan tingkat yang pertama yaitu rektor, wakil rektor, dekan dan masi panjang sistemnya. Dampak negatif dari birokrasi yaitu keterlambatan dan sikap ke kakuan dalam mengambil keputusan. Berdasarkan infomasi yang diperoleh oleh narasumber Jansen FEB mempunyai sistem birokrasi yang baru yaitu pada 23 Agustus 2023 BEM melakukan kongres di mes USU di Berastagi, dengan urgensi 3 poin yaitu menghasilkan UUD MASMA, mengubah PEMA menjadi BEM, dan mengubah bentuk dan strukturan dari BEM/PEMA sebelumnya. Ini merupakan perjalanan terbentuknya salah satu birokrasi di USU. Setiap universitas mempunyai rantai komando atau pun sistem birokrasi yang berbeda, jadi tidak bisa disamakan sistem birokrasi antar satu universitas dengan universitas lain.

 

Selanjutnya moderator bertanya mengenai perihal administrasi yang error sehingga menimbulkan kesulitan bagi mahasiswa dalam mengaksesnya. Moderator memberikan pertanyaan tersebut kepada narasumber Johan Dermawan Silaban. Pada tahun 2021 ketika menjadi koordinator divisi Diskusi beliau mengalami hal yang sama yaitu banyak keresahan yang dialami AKK dalam mengurus adminitrasi, jadi mereka membuat satu surat tentang keluhan-keluhan mahasiswa dan mereka kirim kan ke pihak dekanat. Jadi, administrasi adalah sebuah rangkaian kegiataan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan untuk mencapai sebuah tujuan yang lebih efisien dalam lingkup kampus. Setiap sistem pasti ada yang namanya cacat, sebenarnya sistem yang ada sudah sangat membantu mahasiswa hanya saja diperlukan adaptasi agar lebih menyesuaikan dengan sistem yang baru. Walaupun sudah terlanjur nyaman dengan sistem yang lama namun dibutuhkan pembaharuan agar setiap mahasiswa dapat mengikuti perkembangan tersebut. ASA USU adalah salah satu wadah yang sudah mempermudah mahasiswa USU dalam mengurus surat walaupun terkadang ada plus minusnya tapi itulah yang namanya sistem.

 

Selanjutnya moderator bertanya kepada narasumber Timothy Atmanegara Mea terkait transpormasi birokrasi kampus yang terjadi saat ini. Beliau menekankan bahwa transpormasi itu harus ada target dan harus ada perubahan. Konsep digitalisasi di kampus sebenarnya adalah efektif dan efisien, yang dikatakan efektif yaitu yang menjalani (mahasiswa), dilansir dari Max Weber birokrasi yang sehat itu ada beberapa poin diantaranya:

1.      Pejabat tidak diperbolehkan menggunakan jabatannya untuk keperluan pribadi

2.      Jabatan harus memiliki tingkatan hierarki dari atas ke bawah juga samping;

3.      Setiap jabatan dalam hierarki tersebut memiliki spesifikasi kerjanya masing-masing;

4.      Setiap jabatan memiliki kontrak jabatan yang harus dijalankan dan menjadi tanggung jawab pemegang jabatan;

5.      Penyeleksian pegawai dilakukan atas dasar kualifikasi profesionalitasnya dan dengan kompetitif;

6.      Setiap pegawai memiliki gaji dan hak untuk menerima pensiun sesuai dengan tingkatan jabatan dalam hierarki yang ada;

7.      Adanya struktur pengembangan karier yang jelas berupa promosi yang berdasar pada sistem merit dan hasil baik pekerjaan yang dapat dibuktikan;

8.      Setiap pegawai tidak dibenarkan untuk menggunakan jabatan ataupun resources instansinya untuk kepentingan pribadi;

9.      Setiap pegawai berada di bawah pengawasan sistem yang dijalankan secara disiplin.

 

Setelah pemaparan maka dilanjutkan dengan sesi sharing dan tanya jawab dimana terdapat 1 orang penanya.

·         Pertanyaan pertama diajukan oleh Jeri yaitu, "Nihilnya keinginan mahasiswa untuk berpikir kritis, dan apasih benefit yang didapatkan mahasiswa untuk mencampuri urusan itu, karena sistem di kampus bukan mengarah kesitu melainkan mengarah ke sistem akademik, karena disaat adanya ancaman seperti itu mahasiswa bingung. Berdasarkan pengalaman keikutsertaan mahasiswa dalam birokrasi kampus  ataupun pergerakan kampus  jiwa-jiwa kritis banyak mahasiswa yang tidak tau outputnya kemana?" "sebagai mahasiswa orientasinya adalah berpikir dalam artian peka terhadap segala sesuatu. Mahasiswa harus punya nilai. Terkait minimnya keikutsertaan mahasiswa dapat diatasi dengan cara disosialisasikan, dikomunikasikan dan disampaikan. Orientasi tiap mahasiswa itu berbeda, tapi pergerakan itu harus dimulai dari mahasiswa." Jawab oleh narasumber Jansen Vernando Sihotang. “Akal sehat yang tertidur membangunkan monster jadi mahasiswa itu secara akademik dan lingkungan dilatih untuk mengasah pikirannya. Mahasiswa yang tidak dibekali dengan akal sehat itu seperti robot dan mengakibatkan mahasiswa tidak peka. Jika dipelajari segala informasi yang disampaikan oleh pemerintah itu disampaikan oleh universitas dan rektor mengolah informasi tersebut dan disampaikan melalui pemimpin mahasiswa. Mahasiswa itu ada untuk menghentikan pergerakan dan oknum nakal supaya terjadi perubahan dari regulasi yang salah menjadi benar. Informasi terkait dunia pasca perkuliahan pun banyak disebarkan melalui organisasi jadi hanya orang-orang yang tercepat yang bisa mendapatkan kuota tersebut yaitu orang-orang yang di dalam organisasi itu. Selain itu orang-orang kristen juga diberikan tugas dan tanggung jawab oleh Tuhan menjadi garam dan terang. Keikutsertaan mahasiswa dalam diskusi dan memperbanyak literasi dapat membuka pikiran mahasiswa untuk lebih berpikir kritis dan peka terhadap situasi. Selain itu mahasiswa yang berorganisasi memiliki banyak relasi dan dapat mengasah kemampuan diri untuk menjadi pemimpin,” jawab oleh narasumber Timothy Atmanegara Mea.

·         Pertanyaan kedua kembali diajukan oleh Jeri “Kebanyakan dari budaya organisasi yang terjadi sekarang itu lebih banyak memakan waktu ketimbang dunia kampus, karena organisasi mengaharuskan kita untuk terjun terus didalamnya. Persyaratan yang ada sekarang justru memaksa mahasiswa untuk mengharuskannya dalam keorganisasian. Jadi bagaimana pandangan abang terkait hal yang terjadi dikampus saat ini?”. “Hidup itu pilihan jadi kita diajarkan untuk bertanggung jawab atas pilihan tersebut. Didalam organisasi ketika kita memiliki banyak kegiatan kita akan belajar yang namanya manajemen waktu. Ada orang yang secara akademik kurang tapi secara organisasi dia unggul, dan banyak juga tokoh-tokoh yang sukses dari orgaisasi. Ijazah itu hanya mengantarkan sampai tamat wawancara dan administrasi artinya ijazah itu bukti pernah sekolah bukan bukti pernah berpikir. Jadi kita bisa mencari organisasi yang tidak mengganggu akademik sehingga ketakutan-ketakutan yang dialami mahasiswa seperti Jeri bisa dipatahkan,” jawab narasumber Timothy Atmanegara Mea.

 

Sebagai closing statement dari para pemateri yaitu semoga Campus Concern bisa menjadi pelopor untuk mengubah dan menyampaikan aspirasi. Jadilah mahasiswa yang peka melihat permasalahan dari dinamika yang dialami. Mulailah buat perubahan dari hal yang kecil dan hal besar akan mengikuti.

Kegiatan Diskusi Panel pun berakhir dan ditutup dengan doa dan sesi foto bersama serta penyerahan sertifikat kepada para pemateri. Dalam kegiatan Diskusi Panel ini dihadiri oleh 15 partisipan. Dari segi kuantitas diskusi ini tidak tercapai. Dari segi kualitas, terdapat tiga sasaran kualitas. Diantaranya yaang pertama yaitu peserta diskusi (AKK) dibukakan mengenai kondisi birokrasi kampus, peserta diskusi termotivasi untuk menyiapkan diri menghadapi transpormasi birokrasi kampus, dan peserta diskusi termotivasi untuk mengemukakan pendapat.